Пояснительная записка к проекту обеспечения услуги печати
Задача: формирование дружелюбной, функциональной информационно-образовательной среды института (ИОС института)
Подзадача 1: Обеспечение гостей института услугами печати, сканирования и копирования документов.
Подзадача 2: Обеспечение внебюджетных поступлений от реализации услуг в рамках подзадачи 1.
Подзадача 3: Оптимизация расходов на печать документов в рамках внутреннего документооборота института.
Возможности оборудования
1. Автономная печать – печать с флэш-дисков пользователей
2. Сетевая печать – печать с любого компьютера института
3. Потоковое сканирование – автоматическое сканирование пачки документов
4. Авторизация пользователей – доступ к устройству осуществляется по личному ПИН-коду или личной магнитной карте (данная функция является основой проекта)
5. Индивидуальные лимиты пользователей – можно настроить индивидуальные права на черно-белую, цветную печать, сканирование и копирование (данная функция является основой проекта)
6. Отправка отсканированных документов на электронную почту пользователей (предлагается настроить для сотрудников института)
Логика реализации услуги платной печати
1. Гости прибывают в институт
2. Методисты курсов информируют гостей о наличии услуги печати
3. Гости узнают об услуге печати из информационных материалов предлагающихся к приглашению на мероприятие института, к материалам мероприятия, в зоне ресепшн, с помощью информационных знаков в коридорах института.
4. Оплачивают стоимость карты доступа к услуге печати. (зона ресепшн, БИЦ, методисты курсов)
5. Получают карту с индивидуальным номером. (Заранее настраиваются карты с различным лимитом копий, разного номинала стоимости)
6. Гости (слушатели курсов, участники конференций, фестивалей и т.д.) в течение всего времени нахождения в институте самостоятельно подходят к устройству печати, авторизируются и распечатывают документы.
7. В случае исчерпания лимита копий гость института оплачивает новую карту (зона ресепшн, БИЦ, методисты курсов)
Ключевой момент: нужно проработать этап приема оплаты услуги. Кто будет брать деньги? Как? Как это будет оформляться? Техническая сторона вопроса не вызывает сомнений, все необходимые элементы у института есть.
Предложения: нужно обеспечить доступность услуги. Оплату можно принимать на ресепшн, однако он не работает в течение всего дня. Можно предложить возложить функцию выдачи карт доступа к услуге печати и приема оплаты на БИЦ. Это логично с точки зрения обязательств ФСП и функционала, который обычно подразумевается за БИЦ. Сотруднику БИЦ можно выплачивать стимулирующие, пропорциональные количеству выданных карт. К выдаче карт можно привлечь методистов курсов. Они непосредственно общаются с людьми, и могут обеспечить более целевое и персонифицированное донесение до слушателей информации об услугах.
Можно предложить решать задачу в комплексе – ресепшн, БИЦ, методисты, организаторы мероприятия…
Однако нужно разработать регламент работы с деньгами, необходимые нормативные документы.
В первоначальной версии проекта реализации услуги прорабатывалась возможность автоматического приема оплаты услуг печати. С помощью информационного киоска с банкнотоприемником. Технически это возможно, проект проработан достаточно подробно, однако в 2016 году на этот элемент не хватило средств.
Себестоимость печати: Черно-белая копия 27 копеек (тонер) + 50 копеек (бумага) = 77 копеек, Цветная копия 3,7 рублей + 50 копеек = 4,2 рублей
Предлагаемая стоимость услуги:
1 черно-белая копия – 3 рубля
1 цветная копия – 15 рублей
Примеры сценариев:
Для гостей института:
1. Работа в БИЦ – скачивается документ из сети Интернет – отправка на печать – идет к принтеру – авторизуется – принтер выдает посланные на печать копии.
2. Работа в столовой института в зоне WiFi – набор текста – сохранение на флэш – идет к принтеру – авторизуется – с помощью графического меню выбирает файл для распечатки – забирает печатную копию.
3. Занятие в 216, 207, 303 аудитории – преподаватель дает доступ к цифровым ресурсам – скачивание на флэш – перерыв – слушатели идут к принтеру – авторизуются – с помощью графического меню выбор файлов для распечатки – получают печатную копию
Для сотрудников (общие положения)
1. Предоставляется личный ПИН каждому сотруднику института. У каждого сотрудника индивидуальный лимит, соответствующий его профессиональным задачам.
2. Постепенно изымаются избыточные принтеры из аудиторий структурных подразделений. Печать осуществляется централизовано. Принтеры остаются у ключевых сотрудников, эффективность работы которых важнее экономии от оптимизации печати.
3. Доступ к центральному принтеру настраивается на всех компьютерах института, даже при наличии индивидуального принтера. Тем самым обеспечивается гарантированная печать, гибкость работы и готовятся условия к дальнейшему уменьшению количества принтеров.
4. За июнь – ноябрь доказана эффективность сканеров потоковой печати. Данной услуга требуется целому ряду подразделений. Однако они нужны циклами. Вместо покупки множества индивидуальных потоковых сканеров предлагается обеспечить услугу в рамках единой концепции ИОС – централизованная услуга потоковой печати для всех сотрудников института. Централизованный сканер за 5 минут обеспечивает выполнение работы, которую ранее выполняли несколько часов.
Размещение
1. Весь эффект от оптимизации информационной среды связан с централизацией услуги. И ее гарантированности, основанной на исключении человеческого фактора. Принтер способен работать с пользователями самостоятельно, без ассистентов.
2. Вывод – принтер не должен находиться в помещении ограниченного доступа, должен работать в режиме непрерывной готовности. Доступ к принтеру не должен быть ограничен какими-либо пространственными или процедурными ограничениями.
3. Предложение – коридор второго этажа. Реализация открытой информационно-образовательной среды института. В комплекте со свободной зоной WiFi зону размещения принтера можно дополнить диванчиками, журнальным столом, тем самым оформив гостевую зону института.
Почему второй этаж?
1. Наибольшее количество крупных лекционных аудиторий.
2. Наименьшее расстояние до структурных подразделений заинтересованных в потоковом сканировании.
3. Место пересечение основных маршрутов перемещения по институту.
Оценка экономической эффективности:
В течение года институт посещает минимум 7000 человек. Можно ожидать, что в среднем они сделают минимум 7000 копий. При стоимости 3 рубля за копию можно ожидать получение 24000 рублей.
Однако это прогноз для условий неуправляемого спроса. После апробации системы нужно ставить задачу стимулирования спроса на печать.
Через увеличения процента использования на мероприятиях, курсах, электронных версий методических пособий. Через предложения дополнительных цифровых материалов на различных мероприятиях, которые проводит институт.
Делать это нужно аккуратно, чтобы распечатка не стала обязательным условием для успешного участия в мероприятии. Однако это решаемая задача, косвенные доходы являются стандартным элементом многих бизнес-моделей.
Если довести среднее количество копий до 10 на одного посетителя института, то годовой объем печати будет равняться 70000 копий, и можно ожидать поступления около 240000 рублей за услугу печати.
Что не является пределом, т.к. в данных расчетах предполагается что каждый гость потратит на печать в среднем 30 рублей. Можно предположить, что при едином подходе к оказанию услуги, вовлечении в ее оказании всех организаторов мероприятий, методистов, количество копий может быть значительно больше.
Однако истинность данного ожидания нужно проверять экспериментально, в процессе пошаговой апробации и экспериментов, которые могут занять несколько месяцев и потребуют согласованной работы всех ключевых подразделений института.
Рис. Xerox WorkCentre 7830 с подключенным финишером (автоматическая брошюровка). Лотки финишера (модуль справа) в большую часть времени находятся в свернутом состоянии.
Подготовлено Ушаковым А.А.,
руководителем лаборатории Современных образовательных технологий АКИПКРО
Комментариев нет:
Отправить комментарий